Обзор сервиса ClickUp AI для управления проектами с функциями ИИ

Для современных компаний и стартапов управление проектами с каждым годом становится все сложнее. Но сервисы на основе искусственного интеллекта меняют правила игры. ClickUp AI — это не просто платформа для постановки задач, а инструмент, который помогает работать быстрее, упрощает рутину и разгоняет командную работу до 100%. С его помощью можно автоматизировать процессы, улучшить коммуникацию и сосредоточиться на бизнесе. 

Узнайте, в чем особенности ClickUp AI, какие функции он выполняет и почему на этот сервис стоит обратить внимание всем управленцам.

Что такое ClickUp

ClickUp — это онлайн-сервис для планирования задач и проектов. Представьте, что у вас есть бизнес и штат сотрудников, где каждый выполняет свою часть работы. Но задачу нужно поставить, проверить выполнение, возможно помочь в процессе или апрувнуть часть выполненной работы. А еще придумать новые задачи, распределить, получить обратную связь от коллег, клиентов и т. д.

Голова кругом, монитор, оклеенный разноцветными стикерами, и куча факапов. Вероятно, многие управленцы сталкивались с таким рабочим «адом». Поэтому появление AI-организаторов и планировщиков, которые способны упорядочить работу команды и держать все задачи под контролем, стало настоящим подарком для бизнеса. Это как личный помощник, который всегда под рукой, ничего не забывает и не упускает из виду, но не просит выходных, отпуска и зарплаты. 

По сути, ClickUp — это совокупность офисных программ, мессенджеров, таблиц, почты и т. д. Разработчики собрали в одном цифровом пространстве инструменты, которые необходимы управленцам и их командам. Благодаря этому появилась возможность экономить время и не путаться в задачах и процессах.

Функции сервиса ClickUp

В ClickUp создатели «зашили» множество полезных функций, благодаря которым сервис на равных конкурирует с другими популярными решениями. Рассмотрим каждую из них подробнее.

Управление задачами

Представьте, что вы ведете список дел на день, где каждое задание четко расписано, пронумеровано и для удобства разделено на мелкие шаги — подзадачи. ClickUp делает то же самое, но на уровне команды или целого проекта. Например, у вас есть задача — организовать онлайн-мероприятие. В ClickUp вы можете создать основную задачу, а затем разбить ее на этапы:

• поиск площадки;
• приглашение спикеров;
• аренда оборудования;
• настройка трансляции и т. д.

В ClickUp вы можете на каждый этап назначить исполнителя, установить сроки выполнения и добавить приоритет. Кроме того, в задачи можно добавлять комментарии, ссылки, файлы и любую другую информацию. 

А если какие-то мероприятия и задачи в вашей организации повторяются, их можно автоматизировать с помощью онлайн-сервиса. Например, вы каждую неделю проводите планерки, созвоны или ретро. Просто задайте правила ClickUp — день проведения, время, участники, необходимость оповещения и т. д., и он самостоятельно проставит такие задачи в график в автоматическим режиме. 

Отображение проектов

Сервис предлагает 15 вариантов визуализации задач и проектов в вашем личном или командном пространстве. Вот лишь некоторые из них:

1. Список. Используйте его, если нужно просмотреть все задачи. Это похоже на чек-лист в блокноте, где каждая задача видна с указанием сроков, статусов и приоритетов. 
2. Доска. Если нужно оценить, как идут дела по всей команде, включайте режим канбан-доски. Здесь задачи выглядят как карточки. Просто перетаскивайте их из столбца в столбец по мере выполнения задачи. А еще вы можете самостоятельно прописывать статусы столбцам. Например, «Выдано», «В работе», «На проверке», «Готово» и потом по ним отслеживать процессы. 
3. Диаграмма Ганта. Используете ее, если нужно увидеть весь проект с точки зрения сроков и взаимосвязей. Диаграмма показывает, как задачи переплетаются между собой, какие из них можно начинать только после завершения других и кто, за что отвечает.
4. Локация. Подходит для проектов, связанных с конкретными местами. Например, для бизнеса с доставкой, организацией ивентов или логистикой. 

В ClickUp можно отслеживать активность и нагрузку. Вы можете видеть в общем пространстве, кто чем занят и сколько времени требуется на каждую задачу. С помощью этого сервиса вы сможете смотреть на свою команду со стороны и понимать, где нужна помощь, а где все идет по плану.

Инструменты для совместной работы

Когда сервисом-планировщиком пользуются несколько человек, без грамотной коммуникации не обойтись. Поэтому в ClickUp встроено множество инструментов корпоративных клиентов и команд:

• чат для общения в реальном времени;
• групповые чаты с возможностью тегать участников;
• контрольные списки задач и выполнения;
• виртуальные доски для идей и планирования;
• создание задач из писем;
• проведение вебинаров и т. д.

В планировщике максимально учтены потребности, с которыми сталкиваются команды при совместной работе. 

Отслеживание времени 

Собрать команду и поставить задачи — половина дела. Грамотное управление напрямую связано со временем. Вы должны знать, сколько часов или дней требуется на выполнение таски, на каком этапе задача, сколько времени работал сотрудник и т. д. ClickUp делает учет рабочего времени простым и удобным. Вы можете:

• запускать таймер на любом устройстве;
• добавлять время вручную, если забыли включить отсчет;
• оставлять комментарии, на что именно ушло время;
• переключаться между задачами;
• ставить метки для классификации задач;
• указывать оплачиваемое и неоплачиваемое время для отчета.

Функция отслеживания времени позволяет формировать отчеты продуктивности и проводить аналитику по задачам и сотрудникам. А таблицы учета и фильтры позволяют видеть картину по дням, неделям или месяцам.

Спринты рабочего времени

Вместо того чтобы пытаться охватить все сразу, команда сосредотачивается на небольших задачах, которые можно завершить за ограниченный период. Например, за неделю или две. Каждый спринт — это отдельный этап работы. 

Спринты позволяют быстрее двигаться к цели и проводить анализ результатов. По окончании этапа можно посмотреть, что сработало, а что нужно доработать, улучшить или изменить. Такой подход помогает командам быть гибкими и эффективно справляться даже с большими проектами.

Обмен файлами

Представьте себе офис и шкаф с документами, где каждый может положить или взять нужные папки. В ClickUp обмен файлами работает примерно так же, только в цифровом пространстве. Вы загружаете файлы в задачу или проект, и вся команда сразу получает к ним доступ.

Не нужно пересылать документы по электронной почте или искать их в мессенджерах. Все хранится в одном месте. Например, дизайнер может прикрепить макет, а менеджер — сразу добавить комментарии клиента или уточнения маркетолога. Это упрощает коммуникацию и помогает избежать путаницы.

Кроме того, файлы всегда остаются под рукой. Вы можете вернуться к ним в любой момент, даже если проект завершен. 

Шаблоны для любых проектов

ClickUp предлагает готовые шаблоны для постановки самых разных задач: от поиска персонала до бухгалтерского учета. Имея такой стартовый набор, вы можете сразу приступить к делу. 

Каждый шаблон адаптируется под нужды пользователя. Например, для маркетинговой команды есть шаблоны для планирования кампаний, а для разработчиков — структуры для управления спринтами. Добавляйте поля, меняйте этапы, убирайте лишнее — все подстраивается под ваш стиль работы.

Отчеты и аналитика

Управление невозможно представить без отчетности и аналитики процессов. И в обычной жизни это тяжелая и кропотливая работа. Но ClickUp сделает все за вас. Он моментально превращает данные команды в наглядные отчеты. Вы можете отслеживать прогресс задач, эффективность сотрудников и сроки выполнения проектов. Например, если проект задерживается, отчет покажет, на каком этапе возникли сложности. Это помогает вовремя принять меры и избежать дальнейших задержек. 

Система позволяет настраивать метрики под ваши нужды. Хотите узнать, какие проекты требуют больше ресурсов, какие задачи труднее даются сотрудникам и требуют пересмотра подхода? Пару кликов мышкой и все эти данные у вас под рукой в виде понятного отчета. Вы видите, как распределяются усилия команды, и принимаете решения, опираясь на точные данные.

Чем ClickUp отличается от Asana, Trello и Slack

ClickUp объединяет функции популярных сервисов для команд и управленцев Asana, Trello и Slack в одном месте, чтобы ваша работа стала проще и организованнее.

Asana помогает управлять задачами, но ClickUp идет дальше. В нем есть функции для учета времени, аналитики, автоматизации и построения диаграмм Ганта. Asana это скорее органайзер, а ClickUp — полноценный офисный помощник, который справляется с любой задачей.

Trello удобен для визуализации задач с помощью досок, а ClickUp добавляет к такому функционалу больше инструментов. Вы можете работать с досками, создавать шаблоны, настраивать отчеты и даже объединять разные виды отображения. Например, канбан и календарь.

Slack отлично подходит для рабочих коммуникаций. А ClickUp позволяет не только обсуждать задачи, но и выполнять их сразу. Вы можете комментировать задачи, прикреплять файлы, вести обсуждения и тут же ставить конкретные цели. Это экономит время, так как вам не нужно переключаться между приложениями.

Интеграции с другими сервисами

ClickUp — сам по себе мощный инструмент для управления задачами. Но для большего эффекта и удобства его можно интегрировать с 1000+ сервисами. Вот лишь некоторые из возможных интеграций:

1. Популярные сервисы. Slack, GitHub и GitLab, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Google Calendar, Zoom, Trello, Asana, Jira. 
2. Для работы с данными и отчетами. Everhour, Toggl, Harvest, Tableau.
3. Для разработчиков. API ClickUp, Webhooks, Sentry и Bugsnag.
4. Для творческих и креативных команд. Figma и Miro, YouTube, Vimeo, Loom, Giphy. 
5. Для управления продажами и поддержкой. HubSpot и Salesforce, Zendesk и Intercom. 
6. Для автоматизации и кастомизации. Zapier и Make, Embed Anything.

Если вы думаете, что интеграции — это ненужная опция, представьте, что вы ведете проект разработки приложения. С помощью ClickUp вы:

1. Создаете задачи для команды разработчиков, связывая их с commit из GitHub.
2. Отслеживаете прогресс в Google Calendar и проводите встречи через Zoom.
3. Делаете визуальные презентации в Miro и обсуждаете их с командой в Slack.
4. Встраиваете видео с Loom для демонстрации функционала.

И это только малая часть возможностей. Эти интеграции помогают сэкономить время, избежать ошибок и сосредоточиться на важных задачах.

Тарифы и цены

В ClickUp есть четыре тарифных плана, разработанных под разных пользователей и их потребности:

1. Free Forever. Бесплатный тариф без ограничений по срокам. Можно использовать для знакомства с планировщиком, а также если вы работаете в одиночку. Подойдет фрилансерам, самозанятым, ИП, блогерам и т. д. 
2. Unlimited. Стоимость — $10/месяц за 1 пользователя. Здесь больше доступных функций и неограниченное хранилище для файлов. Подойдет для небольших команд. 
3. Business. Стоимость — $19/месяц за 1 пользователя. Доступна расширенная автоматизации, функции экспорта, безлимитное хранилище и много других полезных инструментов для команд или компаний среднего размера. 
4. Enterprise. Индивидуальный тариф для крупных организаций с особыми требованиями. Здесь есть практически все, что нужно для управления корпорациями.  

Кроме тарифов, есть дополнительные платные услуги. Например, подключение искусственного интеллекта к управлению вашей командой обойдется всего в $7/месяц. Еще есть обучающие программы, их стоимость определяется индивидуально.

Плюсы и минусы ClickUp

Как и у любого инструмента, у ClickUp есть плюсы и минусы. Начнем с хорошего:

1. Простой и понятный интерфейс. В ClickUp легко ориентироваться даже новичкам. Все функции и инструменты расположены логично и понятно. 
2. Простой контроль за задачами и проектами. Отслеживать задачи в ClickUp тоже просто. Вы видите, что уже сделано, что нужно сделать, и на чем стоит сосредоточиться. 
3. Бесплатный тариф для старта. С бесплатной подпиской можно начать и понять, подходит вам сервис или нет. 
4. Подробная документация. ClickUp предоставляет массу обучающих материалов. Если вам или членам команды что-то непонятно, можно быстро найти ответ. 
5. Отслеживание времени и автоматизация. Сервис станет вашим помощником, который напоминает о сроках и помогает делать работу быстрее. 
6. Множество интеграций. СlickUp поддерживает более 1 000 приложений и инструментов. 

Но есть и негативные моменты:

1. Оплата за пользователя. Если у вас большая команда, плата за доступ каждого сотрудника к сервису может существенно ударить по ФОП. 
2. Нужно время, чтобы привыкнуть. Как и с любым новым инструментом, придется потратить время на изучение. Когда вы впервые садитесь за руль, вы не сразу становитесь экспертом. С ClickUp тоже нужно немного потренироваться.
3. Ограниченные возможности для совместной работы на бесплатном тарифе. Используя такую подписку, вы не получите всех функций для командной работы.

Заключение

ClickUp — это современный, удобный и мощный инструмент для управления командами и проектами. Он объединяет в себе функции, которые упрощают рабочие процессы, повышают продуктивность и помогают держать все под контролем. Это не просто приложение для задач или календарь — это полноценная платформа, которая охватывает все этапы работы над проектами, от планирования до завершения. Особенно полезным ClickUp станет для удаленных команд, где важно наладить прозрачное взаимодействие и оперативный обмен информацией.

Если вы ищете способ улучшить организацию рабочих процессов, стоит попробовать ClickUp. Начните уже сегодня бесплатно, чтобы оценить возможности планировщика и понять, подходит ли он для вас.

Евгения Шафоростова

Коммерческий автор с опытом работы 9+ лет. Специализация: арбитраж трафика, кибербезопасность, недвижимость, юриспруденция.

t.me/eashaf